为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整,根据《会计档案管理办法》的有关规定,结合我院实际制定本办法。

第一条, 加强会计档案工作的领导,财务主管人员及档案管理人员,要充分重视会计档案管理工作,认真执行《会计档案管理办法》,遵守档案管理制度,做到及时立卷、归档,妥为保管,保证会计档案的安全、完整,做好会计档案管理工作。

第二条, 会计档案的范围包括会计凭证、会计帐薄、会计报表、收据存根、经济合同、批件及其它需保存的会计资料。

1. 会计凭证包括原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证;

2. 会计帐簿包括总帐、明细帐、日记帐、辅助帐簿、其他会计帐簿;

3. 会计报表包括月报、季报、年报、会计报表附注、其他会计报表;

4. 其他需要保存的会计资料包括银行存款余额调节表、银行对帐单、工资表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等资料。

第三条, 会计档案是学院全部档案的一部分,会计档案管理工作受财务处和档案管理部门双重领导,在业务上要接受档案管理部门指导。

第四条, 为方便工作,财务部门可留贰年(含当年)的会计档案。超过贰年的会计档案要编造移交清册,办理移交手续,移交档案室集中保管。档案移交原则上每年一次,在三月份进行。

第五条, 财务部门要指定人员负责会计档案管理工作,但出纳人员不得兼管会计档案,做到责任清楚。档案管理人员要负起责任,严格执行安全保密制度。

第六条, 会计凭证的粘贴要整洁规范,装订整齐,封皮内容填列齐全,字迹清楚,并加盖装订人、财务主管人印章。

第七条, 会计档案管理岗位上的会计人员应熟悉国家和上级关于会计档案管理的规定,认真做好档案管理工作。并结合实际,建立调阅复印等相关制度。

第八条, 会计凭证要及时装订、立卷、装盒,有序存放,妥为保管,防止遗失、散页、掉页、受潮、毁损等事故的发生。

第九条, 会计档案不得借出,如有特殊需要时,须经本单位负责人批准,可以查阅和复制,并办理登记手续。

第十条, 严格遵守会计档案查阅、复制制度。查阅、复制会计档案必须办理查阅、复制手续,登记查阅时间、内容、查阅目的、查阅人。查阅会计档案不得带出档案室。

第十一条、会计档案的保管要严格遵守会计档案的保管期限:收据存根、施工合同、月报保管五年;会计凭证、日记帐、总帐、明细帐、各种辅助帐、移交清册、保管十五年;现金帐、银行存款帐保管二十五年;会计档案保管清册、销毁清册、涉外会计凭、财务决算永久保存。保管期限可以延长,但不能缩短。

第十二条、会计档案的销毁要严格办理审批手续,由档案管理部门提出销毁意见,单位负责人批准,并会同财务部门共同鉴定,严格审查,并编造会计档案销毁清册,列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,经主管院长批准后销毁。

第十三条,销毁会计档案须档案管理部门、财务部门、审计部门共同派员监销,监销人员在销毁前应详细清点在销毁清册签名盖章。

第十四条、保管期限已满,但未结算完毕的债权债务原始凭证以及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁,应单独抽出立卷,保管到事项完结时为止,单独立卷的会计档案在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十五条,电算化会计档案,按学院下发的有关《电算化管理办法》规定执行。

第十六条,未尽事宜按有关文件执行。

2009年11月16日

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